Principes régissant la collecte des archives
La sélection dans les archives contemporaines
Rosine Cleyet-Michaud, conservatrice générale du patrimoine, 2001
Au préalable il me paraît nécessaire d’insister sur quelques aspects fondamentaux de la problématique du tri dans les archives. Tout d’abord le tri est pratiqué par les archivistes du monde entier, et ce depuis que la profession existe. Les procédures et les critères ont pu évoluer au cours des âges, ils peuvent varier d’un pays à l’autre, mais il s’agit d’une pratique universelle et de tous les temps.
Secundo, cette fonction est tout à fait fondamentale et elle engage la responsabilité des archivistes. Ceux-ci, si l’on en juge par l’importance de la bibliographie sur ce sujet, sont parfaitement conscients que les décisions qu’ils prennent engagent l’avenir des futures recherches historiques et, dans une certaine mesure, déterminent ce que les citoyens de demain connaîtront du passé.
Tertio, et en dépit de ces considérations, bien peu nombreux sont les archivistes qui ne jugent pas le tri comme une opération nécessaire et indispensable, particulièrement à notre époque où la bureaucratie envahissante et l’usage démesuré des photocopieurs engendrent la création d’une masse tout à fait impressionnante et difficilement maîtrisable de documents. Si l’on ne tient pas compte des critères économiques (la conservation des archives a un prix) qui peuvent être contestés par des esprits scientifiques, on doit être conscient que " trop d’informations tue l’information " et que, si on ne pratique pas de tri dans les fonds d’archives qui nous sont confiés par les services de l’administration, par les tribunaux, par les entreprises, par les associations (pour ne citer que les plus gros producteurs de documents), il y a peu de chance que ces fonds soient jamais consultés. Et quel archiviste n’a pas vu un chercheur reculer d’effroi devant la masse de documents qu’il aurait à consulter pour sa recherche, jusqu’à, bien souvent, changer de sujet ?
Quarto et en tout état de cause il existe des séries documentaires qui ne font pas l’objet de tri, à savoir toutes celles qui font preuve d’un droit quelconque (droit de la personne, droit de propriété par exemple).
Enfin, il faut savoir que, sous le vocable tri, s’entendent des fonctions à la fois intellectuelles et matérielles et insister sur l’importance de la fonction d’évaluation des documents. L’évaluation porte à la fois sur l’information contenue dans chaque document et sur la place du document dans la procédure. C’est l’évaluation qui permet de décider quel sera le sort final du document et de procéder, par la suite, aux opérations de tri à l’intérieur d’un fonds d’archives. Le travail d’évaluation d’un document ou d’un dossier vise sa valeur de témoignage et sa valeur d’information. La valeur de témoignage d’un document est intimement liée à la place qu’occupe dans la hiérarchie organisationnelle le créateur ou l’unité créatrice du document ; plus le document est issu d’un centre de décision élevé dans la hiérarchie, plus sa valeur de témoignage est grande, et en conséquence, plus il mérite d’être conservé ; l’évaluation peut se faire par grandes séries et l’on doit toujours considérer les documents dans leur contexte de création en relation avec les autres documents de l’organisme. Quant à la détermination de la valeur d’information, elle doit se faire à partir d’autres critères ; ces critères, non absolus, sont relatifs au temps, au lieu, à l’individu ; ils doivent tenir compte des besoins de la recherche dans de multiples disciplines ; les documents peuvent être évalués à la pièce puisque seule l’information qu’ils recèlent importe.
De nos jours c’est l’ensemble de la profession qui, confrontée à la masse des archives contemporaines, participe, d’une manière ou d’une autre, à la réflexion dans le domaine du tri. Les " missionnaires " des Archives nationales ont mis au point une procédure très élaborée pour l’évaluation des documents produits par les services de l’administration centrale de l’État et pour le choix des documents qui seront versés aux Archives nationales. Les directeurs d’archives départementales et leurs collaborateurs, les responsables d’Archives municipales, les responsables d’archives d’entreprises ont mis au point des procédures analogues dans le ressort qui les concerne. Tous participent régulièrement à des groupes de travail animés par le service technique de la direction des Archives de France pour parvenir à la production de textes réglementaires décidant, pour un organisme donné ou pour une fonction administrative donnée, du sort final de chaque catégorie de documents produits (élimination, conservation intégrale, tri ou échantillonnage).
Dans la pratique, la rédaction d’un texte réglementaire dans un secteur donné peut prendre jusqu'à deux ans, dans la mesure où elle passe par plusieurs étapes :
- enquête de terrain menée par le missionnaire des Archives nationales au niveau central, par 4 ou 5 archivistes territoriaux répartis sur l’ensemble du territoire (la sélection comprenant toujours un archiviste en poste dans un chef-lieu de région) au niveau déconcentré, pour connaître les missions, le fonctionnement et l’organisation des services concernés (services de l’État, établissements publics, collectivités territoriales, organismes de droit privé chargés de mission de service public) concernés, dresser la liste des documents produits dans le cadre de ces missions, faire des premières propositions de durée d’utilité administrative (durée pendant laquelle il ne peut être procédé à aucune élimination) et de sort final, établir des tableaux de gestion par service ou organisme ;
- synthèse des données ainsi recueillies par les services de la direction des Archives de France ;
- constitution d’un groupe de travail réunissant les archivistes et les professionnels du secteur ayant participé à l’établissement des tableaux de gestion, des représentants de la direction des Archives de France et de l’administration centrale du ou des ministères concernés, des chercheurs, pour travailler sur la synthèse ainsi établie, repérer les doublons, vérifier les durées d’utilité administrative, sélectionner les documents à conserver pour la recherche future, dresser la liste des documents qui pourront être éliminés (chaque groupe de travail pouvant se réunir 4 ou 5 fois) ;
- mise au point d’un tableau d’archivage pour un secteur déterminé (à l’heure actuelle deux tableaux d’archivage sont établis, un pour les documents produits par l’administration centrale, l’autre pour les documents produits par les services déconcentrés et les collectivités territoriales, mais il est envisagé de mettre fin à cette césure).
Pour donner quelques exemples et pour montrer l’ampleur du champ couvert les derniers tableaux d’archivage réalisés ont porté sur les archives du Conseil d’État et des tribunaux administratifs, de la Cour de Cassation, des services d’aide sociale à l’enfance, de la sécurité sociale, des commissariats de police, des théâtres.
Il importe pour terminer d’évoquer très rapidement la problématique de la sélection des archives électroniques. En théorie les principes à la base de l’évaluation des archives électroniques devraient être identiques à ceux à la base de l’évaluation des archives sur support traditionnel. Toutefois d’autres éléments doivent être pris en compte à cause de la spécificité du médium : le degré d’agrégation de l’information, de la possibilité de mise en relation, de la maniabilité. L’immense avantage des données conservées sur support informatique est de pouvoir être interrogées et réinterrogées de multiple façons. De plus la possibilité qu’offre l’informatique de mettre en relation des informations, sa capacité à rendre aisément maniables des informations éparses difficiles à utiliser lorsqu’elles sont sur support papier, permet de reconsidérer l’élimination de certains documents. D’autres considérations s’imposent néanmoins à notre réflexion : la lisibilité et la compréhension à long terme de l’information ; la fragilité des supports et l’obsolescence des logiciels, la nécessité pour l’archiviste d’intervenir dans le processus de création des documents dès la conception, ce qui est incompatible avec la sérénité indispensable à une bonne évaluation.