Dépôt
Seule modalité susceptible de faire l’objet d’un simple acte sous seing privé (voir ci-dessous), le dépôt est également la seule forme n’entraînant pas transfert de propriété au bénéfice de la personne publique concernée. Il se définit comme «un acte par lequel on reçoit la chose d’autrui, à la charge de la garder et de la restituer en nature» (art. 1915 du Code civil). Le propriétaire privé conserve donc juridiquement intacts ses titres de propriété, ce qui rend assurément la formule attractive pour lui-même mais beaucoup moins pour le service public, tenu d’apporter «dans la garde de la chose déposée, les mêmes soins qu’il apporte dans la garde des choses qui lui appartiennent» (art. 1927 du Code civil).
Deux cas de figure peuvent en particulier se révéler défavorables aux intérêts du service d’archives :
- le décès du déposant, qui transfère automatiquement la propriété du bien à ses héritiers (art. 1939 du Code civil), sauf dispositions testamentaires prises par ailleurs (voir Legs) ;
- la révocation du dépôt par le déposant. On notera sur ce point que, si le dépôt «est un contrat essentiellement gratuit» (art. 1917 du Code civil), «la personne qui a fait le dépôt est tenue de rembourser au dépositaire les dépenses qu’il a faites pour la conservation de la chose déposée» (art. 1947 du Code civil).
Pour minimiser la portée des risques indiqués ci-dessus, le contrat peut prévoir la réalisation d’un support de substitution aux frais du déposant en cas de reprise des éléments déposés. Le coût annuel de la conservation du fonds ainsi que le coût de son traitement (matériel comme intellectuel) peuvent également être indiqués au contrat.
La procédure du dépôt reste souvent valable comme première étape d’un processus d’entrée de fonds privés dans un service d’archives public. Pour ce qui est des personnes morales, il s’agit de la procédure normale.
En ce qui concerne les dépôts faits aux Archives nationales la décision est prise par le directeur des Archives de France, par délégation du ministre de la Culture, sur avis du Comité consultatif de la direction des Archives de France.
Formule-type de contrat de dépôt d’archives privées
Entre
1. M............... (nom, prénom, adresse)
ou
2. L’association ..............., ayant son siège à ..............., représentée par M............... habilité par la délibération en date du ............... de l’assemblée générale (ou du conseil d’administration)
ou
3. La société ..............., ayant son siège à ..............., représentée par M............... habilité par la décision en date du ............... de ...............
ci-après dénommé(e) le déposant
et
1. L’État, ministère de la Culture, direction des Archives de France, représenté par M...............
ou
2. Le président du Conseil général de ..............., représenté par ...............
ou
3. Le président du Conseil régional de ..............., représenté par ...............
ou
4. Le maire de ..............., représenté par ...............
ci-après dénommé le dépositaire,
il a été convenu ce qui suit:
Article 1 Le déposant dépose aux Archives nationales ( ou départementales de …, ou régionales de …, ou municipales de …), sous forme d’originaux les archives dont il est propriétaire et dont un état succinct est annexé au présent contrat.
Article 2 Le dépositaire prend à sa charge les frais de transport, de conservation matérielle, de classement et d’inventaire des documents déposés.
Article 3 Le dépositaire assumera uniquement la responsabilité des documents consignés dans l’inventaire qui en sera dressé ultérieurement dans le plus bref délai possible ( ou avant le ...)
Article 4 Les répertoires et inventaires des documents déposés seront établis en deux exemplaires minimum, dont l’un sera remis au déposant.
Article 5 [au choix]
1. Les documents faisant l’objet du présent dépôt seront communicables selon les lois, décrets et règlements en vigueur pour les archives publiques.
2. Les documents autres que ceux figurant sur la liste ci-joint annexée, dont la communication devra être soumise à l’autorisation écrite du déposant, seront communicables selon les lois, décrets et règlements en vigueur pour les archives publiques.
3. Toute communication des documents déposés sera soumise à l’autorisation écrite du déposant.
Article 6 [au choix]
1. Toute reproduction de documents, pour quelque raison que ce soit, sera soumise à l’autorisation écrite du déposant.
2. Le déposant donne une autorisation permanente de reproduction des documents déposés sauf en cas d’exploitation à des fins commerciales; dans ce cas l’autorisation écrite du déposant sera requise.
Article 7 Les conditions de communication prévues à l’article 5 sont applicables aux originaux et aux reproductions.
Article 8 Tout prêt de documents pour exposition ou tout autre motif sera soumis à l’autorisation écrite du déposant.
Article 9 Le déposant donne délégation au dépositaire pour donner les autorisations prévues aux articles 5 à 8 dans le cas où il lui serait impossible de répondre dans un délai de trois mois.
Article 10 [si nécessaire]
Le tri des documents incombera au dépositaire. Le dépositaire établira les listes de documents dont il propose l’élimination et les soumettra au visa du déposant. Le déposant ne pourra s’opposer à l’élimination de documents qu’en raison de nécessités juridiques. En cas contraire il pourra reprendre les documents dont l’élimination est proposée, cette faculté pouvant s’exercer dans un délai de trois mois, à l’expiration duquel le dépositaire sera habilité à procéder à l’élimination.
Article 11 Si le déposant estimait nécessaire de devoir mettre fin au présent contrat, il devra en donner avis au dépositaire par lettre recommandée. Cette dénonciation ne prendra effet qu’à l’expiration d’un délai de trois mois à partir de la date de réception de la dite lettre. La réintégration des documents au lieu désigné par le déposant se fera à ses frais. Décharge sera alors donnée au dépositaire.
Article 12 Le déposant pourra être tenu de rembourser au dépositaire les dépenses engagées pour la conservation matérielle et le traitement des documents déposés. Le dépositaire pourra en outre faire exécuter à ses frais un microfilm de tout ou partie des documents restitués.
Article 13 Les reproductions de documents déposés réalisées par les soins ou aux frais du dépositaire resteront la propriété de celui-ci. Leur communication sera soumise aux conditions imposées par l’article 5. Il en sera de même des microfilms réalisés, en application de l’article 12, en cas de dénonciation du contrat.