Accéder aux archives
A la différence des bibliothèques ou des centres de documentation, l’accès aux archives est régi par la loi.
La communication immédiate des archives est la règle de droit commun, mais différents délais de communicabilité s'appliquent à certains types de documents (en particulier ceux mettant en cause la vie privée des individus et la sûreté de l'Etat), selon le livre II du code du patrimoine consacré aux archives.
Des autorisations de consultation des documents n’ayant pas encore atteint le délai légal de communicabilité peuvent être accordées, grâce à la procédure de dérogation prévue par la loi. Ces autorisations sont délivrées par le directeur des Archives de France (par délégation du ministre de la Culture), après accord du service administratif qui a produit les documents.
Une autorisation de consultation par dérogation est accordée à une personne nommément désignée et pour une liste définie de documents.
Chaque année, plus de 90 % des demandes de dérogations sont accordées.
En cas de refus d’une demande de dérogation, l’usager peut déposer un recours devant la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA). Celle-ci se prononce dans les deux mois. Cependant son avis n’est que consultatif; l'administration des archives et le service ayant versé les documents ne sont pas tenus de le suivre, et peuvent maintenir leur refus. Si c'est le cas, le refus peut être attaqué devant le tribunal administratif.
Des dérogations générales, qui conduisent à l’ouverture globale d’un fonds à l’ensemble des usagers, peuvent également être accordées par le ministre de la Culture. La plupart des fonds concernant la Seconde Guerre mondiale ont ainsi été progressivement ouverts au public à partir de 1997.
La démocratisation passe par le développement de la transparence. La mise en place d'un observatoire national des dérogations géré par le Service interministériel des Archives de France, permet d'améliorer la connaissance de l'ensemble des dérogations individuelles accordées pour l'accès aux archives non librement communicables et de renforcer la cohérence des décisions prises, mais aussi de mettre à la disposition du public des informations statistiques sur l'accès aux archives par cette voie.
Pour ce qui concerne les archives privées constituées par dons, legs, cessions ou dations, le service d’archives dépositaire est tenu de respecter les conditions émises par les propriétaires.