Abonnez-vous à notre
Lettre d'information

Les Archives de France à Brisbane

 

M. Hervé Lemoine, directeur chargé des Archives de France, a été élu vice-président de la section des archivistes francophones lors du congrès de Brisbane. Vous pouvez lire le texte de sa conférence ici.

24 août 2012
Les archives numérisées en ligne et les nouveaux outils pour les internautes en France : des expériences innovantes pour renforcer les liens entre les archivistes et leur public par Jean-François Moufflet (France)

 

La conférence s'est ouverte sur un bilan de la numérisation des archives : aujourd'hui c'est plus de 300 millions de pages et plus de 6 millions de documents iconographiques qui ont été numérisés par les services d'archives français (réseau des archives nationales et territoriales). 71 % de ces archives numérisées sont également disponibles en ligne. Bien que la part prise par les registres paroissiaux et d'état-civil dans ces ressources soit très importante, il a été toutefois souligné combien grande était la variété de notre patrimoine archivistique à travers un florilège des principaux types de documents numérisés et en gardant en tête que ces millions d'images ne reflètent qu'à peine 5 % de tout ce que nous conservons dans nos dépôts !

L'essentiel de la communication a ensuite porté sur les modalités de mise en ligne et de consultation des documents (exemples de sites web d'archives départementales), avant d'aborder les nouveaux enjeux, les points à améliorer et les relations nouvelles qui se sont créées avec le public ces 5 dernières années.

Il a d'abord été souligné que les services d'archives devaient rendre visible, autant que possible, leurs activités et leurs réalisations, et essayer de toucher un nouveau public en lui faisant découvrir l'intérêt de nos documents. Un retour d'expérience sur l'utilisation des médiaux sociaux (Twitter mais surtout Facebook, en prenant l'exemple de la Manche) a montré les possibilités de toucher de nouvelles personnes et de créer un véritable dialogue avec elles, ce que les sites institutionnels ne permettent pas toujours de faire. Il a été également évoqué le décloisonnement des ressources archivistiques, accessibles de plus en plus sur d'autres sites que celui du service, que ce soit par des sites de partage de contenus (Flickr, You Tube, Dailymotion) ou par des portails culturels (Collections, Europeana, APEx).

Il a été ensuite traité des retombées du Web 2.0 qui a amené un certain nombre de services à proposer au public de participer à l'enrichissement de nos ressources, par l'indexation collaborative, permettant de rendre nos images d'archives plus accessibles, en remarquant que cette indexation participative était de plus en plus accessible à l'internaute (exemple du Cantal).

Enfin la communication s'est achevée sur la notion d'appropriation et de réutilisation de nos ressources par le public, en soulignant au passage combien à cette occasion le public pouvait nous être d'une aide précieuse. La participation du public et l'exigence de qualité scientifique ne sont pas incompatibles loin de là, comme pouvaient l'illustrer les exemples de transcriptions de documents par des étudiants encadrée par les Archives départementales des Alpes-Maritimes sur Wikimédia ou encore l'aide à l'identification de documents soit sur des sites de partage de contenu comme Flickr (Alpes-Maritimes), soit sur des sites dédiés comme le L@boratoire des Internautes de la Vendée. La présentation s'est terminée par les dictionnaires collaboratifs mis en place par les Archives de la Vendée, sans doute une des illustrations les plus brillantes de l'exploitation de nos ressources numériques.

 

Jean-François Moufflet
Service interministériel des Archives de France

 

Des nouvelles de ICA-AtoM par Claire Sibille de Grimoüard et Jean-François Moufflet (France)

 

ICA-AtoM (Access to Memory) est un logiciel libre open source développé pour le Conseil international des archives, entièrement basé sur le web, doté d'une interface multilingue, et déjà largement utilisé dans le monde. Il permet à la fois de produire et de publier sur Internet des descriptions archivistiques conformes aux quatre normes de description internationales.

 

Il permet également d'exporter et d'importer des données dans des formats standardisés (EAD, EAC-CPF, SKOS, Dublin Core, MODS XML), de lier des images numériques aux descriptions archivistiques.

 

Il comprend enfin, depuis sa version 1.2, des fonctionnalités d'enregistrement des entrées et de gestion des localisations.

 

Le projet a fait l'objet d'une présentation générale par Jean-François Moufflet et Claire Sibille, ainsi que de plusieurs ateliers, dont un qu'ils ont assuré en anglais pour des utilisateurs plus avancés du logiciel, venant du Royaume-Uni, du Japon, de Slovénie, d'Australie, de Malaisie, de l'OTAN et de la Bank World Group.

 

Pour plus d'informations : https://www.ica-atom.org/

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

Le programme de continuité numérique par Adrian Cunningham (Australie, Queensland)

 

Les Archives de l’État du Queensland (QSA) n’ont pas encore d’entrepôt numérique, mais elles travaillent avec l’administration pour construire des processus et des procédures de records management. Adrian Cunningham, directeur des Archives numériques aux QSA, a présenté le Programme de continuité numérique qui a été élaboré dans ce cadre.

 

La « continuité numérique » est le nouveau concept à la mode. Plus vaste que la préservation numérique à long terme, la continuité numérique implique de garantir l’accès aux documents à valeur probatoire essentiels (documents qui doivent être gardés cinq ans). L’équipe des QSA a écrit en 2010 et 2011 différentes publications pour développer les capacités de continuité numérique au sein du gouvernement et pour donner aux autorités publiques un accès aux services, aux outils, aux politiques et aux guides relatifs à la continuité numérique.

 

La prochaine étape est de construire un entrepôt numérique de confiance. Pour en savoir plus : www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/DigitalContinuity/Pages/Default.aspx

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

Les archives nationales : stratégie numérique pour l'archivage du Web (ou comme des poissons dans l'eau) par Olivier Morely (Royaume-Uni)

 

Les Archives nationales du Royaume-Uni sont les deuxièmes archives les plus utilisées dans le monde. Ces douze derniers mois, l’équipe de TNA a redirigé 40 millions de liens brisés depuis 1 billion de pages Web qui ont été archivées depuis 1997.

 

Dans sa présentation, « Les Archives nationales : stratégie numérique », Olivier Morely a expliqué comment les archives étaient comme des poissons – Tous les poissons sont des poissons, toutes les archives sont des archives, elles sont difficiles à attraper et à conserver !

 

Les archives numériques ont des caractéristiques similaires aux archives physiques – grand volume et faible accès. Les Archives nationales moissonnent directement à partir du Web de manière à ce que les ministères n’aient pas à sélectionner les archives à conserver tant qu’elles sont publiées sur le Web. Les archives numériques transférées aux Archives nationales ne sont pas migrées. Toutefois, les normes de métadonnées sont renforcées.

 

La migration a été estimée non nécessaire dans la mesure où les formats numériques ont normalisé 99% des fichiers créés dans 20 formats cibles. Les archives des Jeux olympiques de Londres de 2012 sont entièrement numériques, utilisant en majorité des fichiers Microsoft Office, des formats vidéo et images et des sites Web archivés. Chaque décision doit s’appuyer sur la manière dont les archives sont utilisées – dans vingt ans, nous devons être capables d’expliquer les choix que nous avons faits.

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

Les archives nationales de Finlande : vers une nouvelle ère de description par Outi Hupaniittu (Finlande)

 

Début 2012, le Service des Archives nationales de Finlande (NAS) a commencé un projet (intitulé AHAA) dont l’objectif est de développer des services descriptifs communs pour le secteur des archives finnoises. Une partie du projet consiste à développer de nouvelles approches de la description archivistique. Le projet qui sera mené de 2012 à 2014 comprend le développement d’un outil de description (système d’information) pour implémenter le nouveau modèle de description.

 

En Finlande, la situation actuelle en matière de description archivistique n’est pas satisfaisante. Les règles finnoises actuelles pour la description archivistique sont proches d’ISAD(G). Elles ont été créées pour guider la description des archives traditionnelles conservées dans un service d’archives. De ce fait, elles ne prennent pas en compte les métadonnées des archives électroniques qui sont créées avant leur transfert dans un service d’archives. Elles ignorent la description de nombreux types d’archives, en particulier celles nées dans un environnement électronique, comme les bases de données. Elles ne sont pas adaptées au niveau de description « pièce » des documents numériques. Enfin, elles ne disent rien sur les descriptions créées par les utilisateurs et les folksonomies.

 

Pour répondre à ces défis, un nouveau modèle conceptuel pour la description archivistique, similaire au modèle FRBR (Pré-requis fonctionnels des notices bibliographiques) – Functional Requirements of Bibliographic Records) est en cours de développement. La nouvelle norme nationale de description, tendant à être compatible avec les normes du Conseil international des archives, s’appuiera sur ce modèle conceptuel. La présentation de Outi Hupaniittu (Service des Archives nationales de Finlande), intitulée « Vers une nouvelle ère de description », a décrit les prémisses et les premiers résultats de ce projet.

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

23 août 2012
Dans un monde qui change, les bâtiments d’archives changent aussi… par France Saïe-Belaïsch (France), Sébastien Barteleit (Allemagne)

 

Dans un monde qui change, les bâtiments d’archives changent aussi. Dans le domaine de la construction, les changements peuvent être longs, car plusieurs années s’écoulent entre l’écriture d’un programme et l’inauguration d’un bâtiment. Les changements architecturaux sont visibles pour chacun dans la construction de bâtiments d’archives, comme pour d’autres types de bâtiments.

 

Dans le domaine des archives, France Saïe-Belaïsch (Service interministériel des archives de France) a rappelé que la France a une longue tradition d’édifices construits spécialement pour leur conservation. Cependant, les bâtiments du siècle dernier sont souvent hors normes ou saturés et beaucoup d’édifices ont été construits depuis le nouveau millénaire. La conservation des documents demande des conditions de température et d’humidité spécifiques, particulièrement essentielles dans un bâtiment en grande partie dédié à la conservation des documents papier. De plus, l’obligation de concevoir des édifices économes en énergie est une obligation quel que soit le type de construction. La conservation préventive et le développement durable sont totalement compatibles.

 

Un bref aperçu de l’architecture des bâtiments d’archives a servi d’introduction à la présentation. De nombreuses projets de construction récents ou en cours ont été présentés, car ils offrent des exemples de solutions et de techniques nouvelles pour une architecture durable. Par exemple, les Archives départementales du Nord sont le premier bâtiment à énergie positive. L’annexe des Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques avec son bâtiment compact est également un exemple très intéressant. La réhabilitation de bâtiments existants est une option souvent retenue, spécialement pour les archives municipales. Elle permet aussi d’économiser de l’énergie de multiples façons.

 

Le développement durable n’est pas la seule raison du changement dans la conception des bâtiments d’archives : de nouveaux usages apparaissent dont il a été question au cours de l’exposé. L’influence des nouvelles technologies sur cette conception a aussi été présentée. Une architecture durable est de toute façon une architecture que l’on souhaite conserver. Les exemples de qualité, parfois signés par des architectes de renom en sont le reflet.

 

La présentation de Sébastien Barteleit des Archives fédérales allemandes était tout à fait en accord avec les arguments développés précédemment. Toutefois, si la première présentation était plutôt ciblée sur le développement durable et les magasins, le second intervenant a insisté à juste titre, dans cette optique de développement durable, sur la nécessité de traiter aussi les locaux du personnel et les salles de lecture. Il est tout à fait rassurant que les opinions des experts européens se rejoignent sur le sujet.

 

Le texte intégral, illustré de photographies, est disponible ici

France Saïe-Belaïsch
Service interministériel des archives de France

 

22 août 2012
Une approche "Web 3.0" pour la constitution d'un portail de ressources numériques par Jane Hunter (Australie)

 

La professeure Jane Hunter, de l'université du Queensland, a délivré cet après-midi une communication sur la constitution d'un portail de ressources numériques dédiées à l'architecture postérieure à la Seconde Guerre Mondiale dans l'état du Queensland. Elle présentait l'intérêt d'exposer une méthodologie concrète, en remontant l'ensemble de la chaîne, depuis la constitution des ressources numériques, en grande partie orales, jusqu'à leur diffusion en ligne, en tirant parti du Web sémantique.

 

Pour les ressources proprement dites, il s'agit d'une opération de collecte de témoignages oraux, principalement auprès des architectes, et de leur transcription. Ces ressources sont ensuite chargées dans l'outil CMS open source Omeka. Elles seront par ailleurs traitées avec une indexation sémantique qui permettra de les relier à d'autres ressources qui seront accessibles au final grâce à une recherche dans un triplestore RDF. Un modèle de relations sémantiques a été créé et il est ainsi possible de relier une fiche d'architecte à celle de son épouse, de son collaborateur, aux monuments qu'il a édifiés, au cabinet qui l'a employé, à des images et des archives, etc. Des graphes RDF interactifs sont générés et montrent ainsi les grappes de ressources connectées entre elles. On peut se faire une idée d'un exemple de ressources liées à un architecte à partir de ce lien de la bibliothèque nationale d'Australie :
http://nla.gov.au/nla.party.1469578

 

Le portail, qui n'est pas encore accessible, permettra au public d'indexer, d'annoter et de déposer lui aussi des ressources liées à un architecte. Plusieurs modes de navigation au sein des ressources seront possibles (notamment par ligne chronologique et cartographie reposant sur un applet Google Maps).

 

Parmi les enjeux qui restent à relever figure aussi l'indexation automatisée à partir des transcriptions des entretiens.

 

Après cette présentation, on n'a qu'une hâte : l'ouverture du portail, et l'on retiendra les riches possibilités offertes par le web sémantique pour décloisonner les ressources. L'intérêt était aussi de montrer le traitement que l'on peut faire des archives orales.
http://www.uq.edu.au/atch/?page=168054

 

Jean-François Moufflet
Service interministériel des archives de France
 

Réseaux sociaux et contexte archivistique par Daniel Pitti (Etats-Unis)

 

Daniel Pitti (Institut des technologies avancées dans les humanités, Charlottesville, Virginie) a présenté un projet de recherche de quatre ans financé par la Fondation nationale américaine pour les sciences humaines (National Endowment for the Humanities) et la Fondation Andrew W. Mellon et intitulé « Réseaux sociaux et contexte archivistique (Social Networks and Archival Context ou SNAC).

 

L’objectif du projet est d'explorer la possibilité d'extraire les noms d’organismes, de personnes et de familles ainsi que les données historiques en relation que l’on peut trouver dans les descriptions archivistiques, de regrouper ces données dans des notices d’autorité archivistiques et d’utiliser ces notices d’autorité pour fournir aux chercheurs un accès unique à des fonds d'archives dispersés et aux contextes socio-historiques des archives.

 

Le prototype du projet SNAC est disponible à : http//socialarchive.iath.virginia.edu/xtf/search

 

Un nouveau projet faisant suite au projet SNAC vient d’être lancé, visant à « Mettre en place une infrastructure nationale pour les autorités archivistiques » (Building a National Archival Authorities Infrastructure). Il s’agit d’étudier la faisabilité d’une Coopérative nationale d’autorités archivistiques (National Archival Authority Cooperative) aux Etats-Unis, à travers deux activités : d’une part, l’organisation, sous l’égide de la Société des archivistes américains, d’un cycle d’ateliers régionaux de formation à l’EAC-CPF et d’autre part, l’élaboration d’un ensemble de recommandations pour la mise en place d’une Coopérative nationale d’autorités archivistiques. Ces recommandations seront publiées sous forme d’un livre blanc en automne 2013.

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

Deux projets autour des données liées (Linked Data) par Jane Stevenson (Royaume-Uni)

 

Jane Stevenson (administratrice du portail d’archives universitaires Archives Hub, université de Manchester) a décrit deux projets autour des Linked Data (données liées) : LOCAH et « Relier les Vies » (Linking Lives).

 

Après des rappels sur les concepts de base du Web de données, Jane a présenté les défis de la transformation des descriptions archivistiques en Linked data.

 

Le portail Archives Hub (http://archiveshub.ac.uk) est un service financé par le JISC (équivalent du TGE Adonis) qui rassemble des descriptions d'archives conservées par les établissements d’enseignement supérieur et les universités du Royaume-Uni. Un des grands atouts de ce portail est la possibilité pour les chercheurs d’établir des connexions. Les utilisateurs peuvent ainsi rechercher des personnes, des organisations, des lieux ou des sujets à travers plus de 27 000 descriptions de collections et des milliers de notices descriptives de séries organiques et d’articles. Une navigation au sein des index est également possible, facilitant ainsi les recherches latérales.

 

Les données liées ont trait à la mise en relation de données les unes avec les autres. Plus précisément, elles ont trait à la mise en relation sur le Web de données structurées. En mars 2010 le JISC a lancé un appel à projets pour « exposer le contenu numérique pour l'enseignement et la recherche » sous forme de données liées. Les administrateurs du portail Archives Hub ont soumis une proposition pour exposer en Linked data les descriptions archivistiques contenues dans le portail. Ce travail devrait permettre aux chercheurs de faire de nouveaux liens entre les diverses sources de contenu, encourageant de nouvelles connexions entre les gens et les événements, pour révéler davantage sur notre histoire et notre société.

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

Un outil collaboratif pour la description des producteurs d'archives en France par Claire Sibille (France)

 

Un projet collaboratif mis en place par l'Association des archivistes français et les Archives de France tend à créer des descriptions normalisées de producteurs d'archives et à proposer aux services d'archives des modèles de notices d'autorité qu'ils pourront réutiliser pour décrire leurs propres producteurs. L'objectif est de mettre à disposition des archives départementales un outil collaboratif, facile à utiliser et interactif. ISAAR(CPF) est la norme de contenu de référence et l'EAC-CPF est le format d'échange, les concepteurs du projet souhaitant offrir aux services d'archives des notices réutilisables et réellement échangeables qu'ils pourraient importer dans leurs propres systèmes d'information. Le résultat de ce travail est visible à : https://www.ica-atom.org/aaf/

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des archives de France

 

De l'archivage électronique : digest

 

Plusieurs conférenciers ont traité de la problématique de l’archivage électronique depuis la capture des données et documents et leur transfert dans un système approprié jusqu’à leur conservation sur le très long terme : voici un bref aperçu de quelques une de ces conférences auxquelles j’ai assistées.

 

Le premier jour, Kerry Moir des Archives nationales d’Australie a rappelé les défis auxquels sont confrontés producteurs de documents et archivistes avec l’explosion de la production documentaire numérique et a souligné deux points riches d’enseignements pour notre pratique de la gestion des documents et des archives. En premier lieu, Kerry Moir nous invite, pour communiquer efficacement, à changer notre discours : nous devons cesser de parler de « records » (ou d’archives) et utiliser à la place l’expression « information ». Pour elle, « information » présente de sérieux atouts, car, du point de vue de l’administration ou de l’entreprise, une information est quelque chose qui a de la valeur et qui peut être valorisé (pensons à l’open data) alors que les « records » (ou les archives) sont souvent considérés comme n’ayant qu’une valeur historique ou culturelle.

 

En second lieu, Kerry Moir note qu’on assiste, avec le déploiement du numérique, à une décentralisation ou déconcentration des fonctions de records management avec un déplacement des responsabilités vers l’utilisateur final : chaque employé est responsable de la gestion des documents numériques souvent sans réaliser les conséquences de ce changement et on pourrait ajouter que dans chaque gestionnaire, chaque utilisateur sommeille un records manager…qu’il appartient à l’archiviste de réveiller !

 

Hier, Kuldar Aas des Archives nationales d’Estonie a présenté la manière dont les archives nationales d’Estonie ont abordé la problématique de l’automatisation de la capture des métadonnées descriptives dans un système d’archivage électronique à long terme. L’idée, proche de celle de la philosophie du SEDA, est de passer par une étape de standardisation des métadonnées en provenance des différents systèmes producteurs grâce à un modèle central et unique de métadonnées. Le modèle baptisé UAM pour Universal Module Archivage s’appuie sur un schéma XML basé sur la norme de description Isad(G) : http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Digiarhiiv/UAM/UAM_Eksport_arhiiviskeem_v2.0.xsd.

 

Robert Sharpe de Tessela (éditeur de la solution d’archivage électronique Safety Deposit Box), introduit son propos en rappelant le cœur de la problématique en matière de capture de données et documents numériques, à savoir le besoin de traduire dans un schéma de métadonnées unique, de multiples schémas de métadonnées métier et, au fil du temps, la nécessité de maintenir à jour les « mapping » entre schémas métier et schéma d’archivage, activité chronophage en termes de temps et de coût. L’approche alternative qu’il propose est de ne structurer dans un schéma unique que les métadonnées liées à la préservation des données et documents à archiver et d’autoriser le transfert des données et documents numériques avec leurs propres schémas de métadonnées métier.

 

Ce matin, Michael Carden des Archives nationales d’Australie a fait la présentation du projet porté par son institution avec le déploiement d’une suite logicielle libre autour du logiciel XENA : http://xena.sourceforge.net

 

Le processus de capture s’organise en 3 étapes :

Le système est opérationnel depuis 2006 et chaque année, 200 000 documents y sont transférés.

 

Andrew Waugh du Public Record Office de Victoria a quant à lui fait part de sa réflexion sur les modèles économiques associés à la gestion et à la conservation des documents et données électroniques. La question cruciale est de savoir à qui revient la charge financière du transfert des données et documents électroniques vers un système d’archivage à long terme d’autant que les archives dites historiques ne représentent qu’un faible pourcentage (évalué à 5%) de la masse produite. De sorte que si le service des archives se positionne au bout de la chaîne, le service producteur n’aura pas d’intérêt à supporter une partie de cette charge.

 

Céline GUYON
Conseil général de l'Aube

 

La révision des normes de description archivistique par Claire Sibille et Vitor Fonseca

 

Vitor Fonseca et Claire Sibille de Grimouard ont présenté ce matin la réflexion menée actuellement à l’ICA pour préparer la révision de l’ensemble des normes de description archivistique: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH et ISDF.

 

Les normes internationales de description archivistique ont été élaborées à partir de la fin des années 1990. Elles permettent de décrire les fonds et leur contexte de production. L’internationalisation de la normalisation permet par ailleurs d’échanger plus facilement les différentes descriptions.

 

Cependant, les quatre normes ne sont pas utilisées dans tous les pays avec la même rigueur. ISAD (G) demeure la norme la plus utilisée, les autres normes étant moins connues et donc sous-exploitées. Même si les quatre normes sont complémentaires, elles n’ont pas été toutes conçues au même moment et dans la pratique il est difficile de les mettre en oeuvre de manière cohérente. C’est la raison pour laquelle l’ICA a décidé de réviser les normes mais il ne s’agit pas de les réviser une par une, séparément. L’idée de ce travail est de repenser la description archivistique pour mieux définir un cadre général à partir de toutes ces normes. Ce travail revêt donc une importance particulière pour améliorer la description archivistique.

 

Lourdes Fuentes-Hashimoto, repris de
http://flyingreporters.ica.org/brisbane2012/fr/2012/08/22/la-revision-des-normes-de-description-archivistique/

 

 21 août 2012
Le Congrès international des archives de Brisbane (Australie) a débuté aujourd'hui. Le thème général en est "Les temps changent".

 

Une session était plus particulièrement consacrée à l'approche originale qu'ont les archivistes australiens de la description archivistique. Dans les années 1960, Peter J. Scott et ses collègues du Bureau des Archives du Commonwealth (actuelles Archives nationales d’Australie) ont développé une nouvelle approche de la description archivistique, consistant à séparer les descriptions des producteurs d’archives des descriptions des archives elles-mêmes.

 

Cette approche, depuis connue sous la dénomination de « système des séries », rejetait les rigidités de l’approche traditionnelle de la description archivistique, qui consistait à combiner les informations contextuelles et les informations sur les archives dans des descriptions hiérarchiques uniques. Scott et ses collègues ont fait valoir que cette méthode traditionnelle rigide ne reflétait pas de manière adéquate les réalités de la production et de l’utilisation des archives dans des environnements de changements administratifs complexes, où la provenance multiple est un phénomène commun.

 

Le système de Scott a depuis été adopté par tous les services d’archives publics en Australie et en Nouvelle Zélande et par d’autres programmes archivistiques dans le monde entier. Ce système a aussi fondamentalement influencé l’élaboration et l’évolution des normes de description internationales.

 

Claire Sibille de Grimoüard
Service interministériel des Archives de France

 

Élaboration de nouveaux outils informatiques pour la gestion des archives des producteurs

 

Le State Records Office d'Australie de l'Ouest a élaboré un intéressant outil pour élaborer plus facilement avec les producteurs d'archives des règles de conservation de leurs documents.

 

D'un côté le State Records Office a mis au point un outil (XML Retention and Disposal Authority editor) pour éditer des notices de conservation pour chaque type de document d'un organisme. Dans une interface proche de celle de Microsoft Front Page, un cadre séparé à gauche permet de construire rapidement et facilement une arborescence qui correspond en vérité au plan de classement des documents d'un organisme, avec une hiérarchie commençant par la fonction et arrivant aux niveaux les plus fins aux types de documents. Chacun de ces niveaux peut être assorti d'éléments descriptifs dans le cadre de droite qui se présente comme un formulaire. Aux niveaux inférieurs l'archiviste propose une durée de conservation et un sort final. 

Ces règles, numérotées, peuvent être exportées en HTML et directement dans Word sous forme de tableaux, avec une mise en forme assez réussie. Mais la structure qui est derrière est en fait un document XML pour lequel un schéma spécifique a été développé. Il est donc possible d'exporter et d'importer des règles de gestion conformes à ce schéma XML.

 

L'intérêt toutefois de la réalisation est que les producteurs disposent eux aussi d'une interface web, appelée ORDA (Online retention and disposal application) leur permettant de créer des règles de conservation de la même manière et de les soumettre au State Records Office. Ils peuvent également par ce biais demander un changement des règles existantes ou proposées par les archivistes. Des workflows sont prévus pour tous ces échanges.

 

Cette application offre donc une grande souplesse d'utilisation et permet une meilleure réactivité, du côté des archivistes comme des producteurs. Elle a permis de fluidifier l'organisation en amont des documents et leur transfert, facilitant ainsi de loin le traitement des archives lorsque celles-ci sont versées. Elle offre d'autres fonctions, comme par exemple la statistique, qui peut donner ainsi une idée, à partir des sorts finaux, du pourcentage d'archives appelées à être définitives.

 

Pour plus de renseignements : http://www.sro.wa.gov.au/government-recordkeeping/online-retention-and-disposal-application

 

Jean-François Moufflet
Service interministériel des archives de France